L’avenant n°4 à la NGAP paru au journal officiel le 19/03/2014 instaure la dématérialisation des pièces justificatives
Ce dispositif dénommé solution SCOR (SCannérisation des ORdonnances) permet de simplifier les modalités de transmission des pièces justificatives de la facturation et notamment des ordonnances, de faciliter leur réception et leur archivage par la caisse et, par voie de conséquence, de parvenir à leur numérisation et à la dématérialisation de leur transfert.
• Intégré à votre logiciel métier, le service SCOR permet, lors de la réalisation de la FSE(Feuille de Soins Électronique),de numériser la ou les pièces justificatives et de la(les)transmettre directement à la caisse de rattachement de l’assuré.
• Les postes doivent être équipés de scanners produisant des images d’une résolution de 200 dpi minimum.
LES +
• Un gain de temps et des économies de frais de gestion : les pièces justificatives numérisées(notamment les ordonnances) sont automatiquement classées et archivées en lots, de manière sécurisée, par votre logiciel. Vous n’avez plus de papier à gérer.
• Une réelle traçabilité : une fois scannées, les pièces justificatives peuvent être conservées dans le dossier du patient.
Il est ainsi plus simple d’assurer le bon suivi de vos patients et de leur transmettre ultérieurement une copie, si nécessaire.
SCOR permet de télétransmettre après numérisation : les ordonnances et les feuilles de soins papier réalisées en mode dégradé
Comment cela fonctionne ?
Pour la réalisation de vos flux en mode sécurisé, la pièce justificative originale et le ticket Vitale sont générés automatiquement.
Pour la réalisation des flux en mode dégradé, les pièces justificatives sont intégrées dans les flux. Désormais, vous n’avez plus besoin de les envoyer à la caisse de rattachement.
Vous êtes dispensé d’adresser à votre Caisse Primaire d’Assurance Maladie le duplicata de la pièce justificative originale sur support papier. La pièce numérique a la même valeur juridique et comptable que l’original papier.
Quels sont les documents à télétransmettre ?
Le logiciel analyse le contexte de facturation afin de dé-terminer la liste des documents requis. Pour une facture donnée, vous devez télétransmettre une “ordonnance”. Si la facture a été établie en mode dégradé, il faut télétransmettre, en plus, la feuille de soins papier numérisée et signée par le client. Les documents requis peuvent être visualisés depuis la liste des FSE à transmettre.
Bon à savoir
• Votre caisse vous accompagne au démarrage:la qualité des documents scannés est contrôlée pendant 90 jours (99%des pièces numérisées doivent être exploitables).
Durant cette période,vous devez conserver les justificatifs papiers.
A l’issue des 90 jours, si le niveau de qualité des pièces est atteint, les pièces justificatives peuvent être détruites. Seuls un archivage informatique et une sauvegarde sont demandés.
• En cas d’anomalies, votre caisse vous les signale et vous aide à procéder aux ajustements nécessaires pour garantir la qualité des pièces numérisées.
Pour utiliser le service SCOR :
• Rapprochez vous de votre éditeur de logiciels afin de vérifier que votre équipement remplisse les conditions d’accès au service et ainsi demander la mise en œuvre de cette option (pour Prooptic V5, l’option est à 5€/mois)
Retrouvez, sur le site du GIE SESAM-Vitale ®, la liste des logiciels agréés SCOR.
• Contactez votre CPAM pour l’informer de votre démarrage de télétransmission des pièces justificatives.